Auteur: Michel Hoetmer

Ziet er nu al tegen op om naar een beurs te gaan? Huivert u bij het idee van lange dagen staande door te brengen? En was het resultaat van de laatste beurs teleurstellend? Dan hebben wij een aantal tips waarmee u de volgende beurs tot een succes maakt.
1. Een goede voorbereiding is het halve werk
Zie de deelname aan een beurs als een project. Stel een projectteam samen en zorg voor een duidelijke taakverdeling en spreiding van de verantwoordelijkheden. Stel ook een tijdpad vast. Dat doet u het beste met een z.g. D-day schema. Deze naam is afgeleid van de grootscheepse amfibieoperatie waardoor de geallieerden in de Tweede Wereldoorlog meer vaste voet konden zetten op het vasteland van Europa. De dag van de landing was D-day. Vanaf dat moment rekenden de planners terug in de tijd en bekeken wanneer wat moest gebeuren. Behandel het project als een militaire operatie en het komt allemaal dik voor elkaar.

2. Kwalificeer de prospect op de beurs
Veel tijd gaat verloren met het achteraf beoordelen hoeveel de leads waard zijn. Goede verkopers kwalificeren de leads al op de beurs. Ze knopen een praatje aan met de bezoekers en stellen een aantal vragen. Uiteraard vergeten ze daarbij niet om naar een visitekaartje te vragen of de Bezoeker aan te sporen zijn naam en adresgegevens achter te laten. Als u gebruik maakt van invulkaartjes, formuleert u een aantal kwalificerende vragen en laat de bezoekers hierop antwoord geven. Afhankelijk van het publiek kunt u er bijvoorbeeld een verloting aan vast koppelen. Verdeel de leads vervolgens in 3 groepen:

kansrijk
onduidelijk
slecht.

Begin eerst met de kansrijke leads en werk uw lijstje af. Bepaal bij de slechte leads direct of u actie gaat ondernemen. Zo niet verwijder de lead uit uw bestand.


3. Brochures en folders
Soms komt u er niet omheen en moet u de bezoekers verkoopmateriaal verstrekken. Wij hebben ten aanzien van het lukraak weggeven van verkoopmateriaal de nodige reserves. Kwalificeer de prospect eerst en geef daarna als ondersteuning van uw verkooppraatje pas uw materiaal. Noteer de gegevens van de bezoeker. Een andere mogelijkheid is een brochure te maken in een vereenvoudigde en wat goedkopere uitvoering. Deze dient als strooimateriaal. Maar in het algemeen geldt: voor wat hoort wat.

4. Hoe wil de prospect benadert worden?
Probeer te achterhalen hoe de prospect het liefst benadert wil worden na afloop van de beurs. Tegenwoordig zijn er nogal wat mogelijkheden. De goedkoopste is natuurlijk per E-mail. Maar ook direct mail en nabellen kunnen uitstekende resultaten opleveren tegen aanvaardbare kosten. Tenslotte kunt u bij de klant op bezoek gaan. Doe dit alleen als de klant goed gekwalificeerd is en duidelijk is wat u bij de klant gaat doen.

5. Zorg dat uw stand wordt opgemerkt door de bezoekers
Bij grote beurzen kan dat alleen al een geweldige opgave zijn! Zorg dat uw stand opvalt. Weet u wie uw buren worden en wat ze gaan doen? Dan kunt u zorgen voor contrast. Bijvoorbeeld met de kleuren op uw stand of de plaatsing van de producten. Een andere mogelijkheid is een aantal stickers of flyers met een aantrekkelijk aanbod erin te laten maken en deze te verspreiden over de beurs. Vergeet dan niet uw standnummer te vermelden. Voor sommige beurzen is het bijzonder effectief om gebruik te maken van ballonnen. Ballonnen zijn goedkoop en ze vallen op!

Zorg er ook voor dat de standbemanning makkelijk te herkennen is. Dit kan eenvoudig met naamkaartjes en kleding.

6. Plaats geen barrières tussen u en het publiek
Maak het uw bezoekers makkelijk om de stand op te lopen. Zie af van die "mooie" toonbank die je vaak ziet. Laat uw verkopers en standpersoneel zich verspreiden over de stand en actief contact zoeken met de bezoekers. Als het rustig is op de beurs kunt u in de het gangpad gaan staan en de bezoekers als het ware uitnodigen naar uw stand.

7. Aanzetten tot actie
Zorg dat er wat te beleven valt op uw stand. Betrek uw bezoekers in uw activiteiten. Daardoor wordt de sfeer losser en knopen mensen makkelijker contacten aan. Bedenk wel een voor uw product of dienst passende activiteit. Enkele jaren geleden liet een bekende Motorfabrikant Jos Verstappen optreden. Toen de bezoekers er lucht van kregen dat Jos de Boss aanwezig was werd de stand overspoelt met handtekeningjagers. Er werd geen motor extra door verkocht.

8. Begroet voorbijgangers
Maak oogcontact met voorbijgangers en knik naar ze of begroet ze. Als voorbijgangers een naamkaartje hebben begroet ze dan met hun naam. Het is heel grappig wat dit teweeg kan brengen. Ik heb al vaak genoeg te horen gekregen: "Hoe weet u mijn naam?" Uiteraard hoef ik deze vraag niet te beantwoorden, want plotseling realiseren zij zich dat ze een naamkaartje dragen. Als ze interesse hebben in uw product of dienst komt het praatje als vanzelf.

9. Snelle opvolging van leads
Zorg voor een snelle opvolging van leads. Prospects zijn u zo weer vergeten. Besteed aan dit aspect bijzondere aandacht. Verzamel de gegevens al tijdens de beurs in een geautomatiseerd bestand. Dan kunt u na afloop direct tot actie overgaan, of zelfs al tijdens de beurs als u in staat bent de gegevens elektronisch te versturen naar het thuisfront.

10. Evaluatie en stappenplan
Evalueer de beurs na afloop samen met het hele team. Stel uzelf de vraag: wat ging er goed en wat hadden we beter kunnen doen.

11. Maak een draaiboek
Als u voor de eerste keer deelneemt aan een beurs komt u voor talloze verassingen te staan. Vat uw plan samen in een draaiboek en maak checklijstjes. Werk dit draaiboek vervolgens bij aan de hand van uw ervaringen. Hiermee voorkomt u dat u telkens het wiel opnieuw moet uitvinden.

Tenslotte: ik wens u veel succes met uw beursdeelname!