- Home
- ICT en internet
- Intranet
- De weg naar een effectief intranet
De weg naar een effectief intranet
- Door Saskia Buijl
- Geplaatst 8-05-2007
- Intranet
- nvt
Saskia Buijl
Saskia Buijl studeerde Bedrijfscommunicatie aan de Katholieke Universiteit Nijmegen. Daarna werkte zij bij Nutsbedrijven Maastricht als communicatiemedewerker. Zij heeft zich binnen Jungle Rating gespecialiseerd in het verbeteren van corporate websites en online IR en arbeidsmarktcommunicatie. Daarnaast geeft Saskia geregeld trainingen schrijven voor het web.
Bekijk alle artikelen van Saskia BuijlDe weg naar een effectief intranet
Succesfactoren van het intranet
Hoe kunt u nu een intranet succesvol opzetten, beheren en verbeteren? Hiervoor is een heldere visie nodig op wat belangrijk is en wat minder. Hoofdzaken van bijzaken onderscheiden. In dit artikel behandelen wij enkele leerpunten uit onze eigen adviespraktijk.
Op zoek naar het gebruiksnut
Jungle Rating maakt gebruik van het ‘User Needs, Expectations and Desires model.’
Met dit model kan een organisatie bepalen op welke manier zij het intranet kan verbeteren. De twee belangrijkste vragen die geleid hebben tot dit model zijn: ‘Welke factoren zijn nu écht van belang?’ en ‘Welke prioriteit geef ik aan deze factoren?’. Het User Needs, Expectations and Desires model biedt organisaties de mogelijkheid invulling te geven aan deze vragen. Uitkomst van het model is een stappenplan waaruit blijkt welke factoren eerst moeten worden aangepakt en welke factoren op een later tijdstip kunnen worden geadresseerd.
De horizontale as van het model geeft het belang weer dat gebruikers toekennen aan functionaliteiten/aspecten van het intranet. De verticale as (‘Potentieel’) geeft aan of de factor een satisfier of dissatifier is.
Als een dissatisfier niet of in beperkte mate aanwezig is, leidt dit tot irritatie, en daarmee tot minimaal gebruik van de applicatie. Als een dissatisfier wèl aanwezig is leidt dit niet tot een hogere tevredenheid bij de gebruiker. Denk aan ‘het water uit de kraan.’
Satisfiers zijn factoren die gebruikers als nuttig ervaren. Gebruikers verwachten in principe niet dat satisfiers aanwezig zijn. De afwezigheid van satisfiers leidt hierdoor niet tot ontevredenheid bij de gebruiker. De aanwezigheid van een satisfier leidt echter wel tot een hogere tevredenheid en daarmee tot een toegenomen gebruik van het intranet.
Eerst drempels wegnemen
Opgemerkt moet worden dat invulling van het model niet voor elke organisatie gelijk is. Usability-factoren (navigatie, leesbaarheid, gebruiksvriendelijkheid e.d.), Beschikbaarheid en actualiteit van het intranet zijn dissatisfiers. Gebruikers beoordelen deze factoren bovendien als belangrijk. Bij het opzetten of verbeteren van het intranet moeten deze dissatisfiers als eerste worden weggenomen. Pas hierna is het zinvol om het intranet te verrijken met de satisfying factoren. Hieronder vallen ondermeer de killer applications & killer Content (prikbord, smoelenboek, E-HR-applicaties, e.d.).
De road map naar een succesvol intranet loopt van de dissatisfiers naar de satisfiers. Het wegnemen van irritaties bij gebruikers heeft de hoogste prioriteit. Daarbij kan de organisatie het beste beginnen met die factoren die de daadwerkelijke gebruikers als belangrijk ervaren. Na het wegnemen van alle dissatisfiers kunnen satisfiers worden opgepakt. Begin hierbij wederom met de factoren die gebruikers belangrijk vinden.
Dan Killer apps implementeren
Elk intranet heeft enkele killer applications nodig om echt een succes te worden. Killer applicaties zijn de meest bezochte en gebruikte onderdelen van het intranet. Killer apps zijn bijvoorbeeld HR-toepassingen. Het is mogelijk bepaalde (administratieve) handelingen alleen nog via het intranet mogelijk te maken. Medewerkers worden op die manier in feite gedwongen van het intranet gebruik te maken.
Succesfactoren op een rij
Tot slot sommen wij enkele succesfactoren op. Deze hebben wij tijdens ons advieswerk verzameld.
Hoe kunt u nu een intranet succesvol opzetten, beheren en verbeteren? Hiervoor is een heldere visie nodig op wat belangrijk is en wat minder. Hoofdzaken van bijzaken onderscheiden. In dit artikel behandelen wij enkele leerpunten uit onze eigen adviespraktijk.
Op zoek naar het gebruiksnut
Jungle Rating maakt gebruik van het ‘User Needs, Expectations and Desires model.’
Met dit model kan een organisatie bepalen op welke manier zij het intranet kan verbeteren. De twee belangrijkste vragen die geleid hebben tot dit model zijn: ‘Welke factoren zijn nu écht van belang?’ en ‘Welke prioriteit geef ik aan deze factoren?’. Het User Needs, Expectations and Desires model biedt organisaties de mogelijkheid invulling te geven aan deze vragen. Uitkomst van het model is een stappenplan waaruit blijkt welke factoren eerst moeten worden aangepakt en welke factoren op een later tijdstip kunnen worden geadresseerd.
De horizontale as van het model geeft het belang weer dat gebruikers toekennen aan functionaliteiten/aspecten van het intranet. De verticale as (‘Potentieel’) geeft aan of de factor een satisfier of dissatifier is.
Als een dissatisfier niet of in beperkte mate aanwezig is, leidt dit tot irritatie, en daarmee tot minimaal gebruik van de applicatie. Als een dissatisfier wèl aanwezig is leidt dit niet tot een hogere tevredenheid bij de gebruiker. Denk aan ‘het water uit de kraan.’
Satisfiers zijn factoren die gebruikers als nuttig ervaren. Gebruikers verwachten in principe niet dat satisfiers aanwezig zijn. De afwezigheid van satisfiers leidt hierdoor niet tot ontevredenheid bij de gebruiker. De aanwezigheid van een satisfier leidt echter wel tot een hogere tevredenheid en daarmee tot een toegenomen gebruik van het intranet.
| Typische dissatisfiers | Mogelijke satisfiers |
|
|
Eerst drempels wegnemen
Opgemerkt moet worden dat invulling van het model niet voor elke organisatie gelijk is. Usability-factoren (navigatie, leesbaarheid, gebruiksvriendelijkheid e.d.), Beschikbaarheid en actualiteit van het intranet zijn dissatisfiers. Gebruikers beoordelen deze factoren bovendien als belangrijk. Bij het opzetten of verbeteren van het intranet moeten deze dissatisfiers als eerste worden weggenomen. Pas hierna is het zinvol om het intranet te verrijken met de satisfying factoren. Hieronder vallen ondermeer de killer applications & killer Content (prikbord, smoelenboek, E-HR-applicaties, e.d.).
De road map naar een succesvol intranet loopt van de dissatisfiers naar de satisfiers. Het wegnemen van irritaties bij gebruikers heeft de hoogste prioriteit. Daarbij kan de organisatie het beste beginnen met die factoren die de daadwerkelijke gebruikers als belangrijk ervaren. Na het wegnemen van alle dissatisfiers kunnen satisfiers worden opgepakt. Begin hierbij wederom met de factoren die gebruikers belangrijk vinden.
Dan Killer apps implementeren
Elk intranet heeft enkele killer applications nodig om echt een succes te worden. Killer applicaties zijn de meest bezochte en gebruikte onderdelen van het intranet. Killer apps zijn bijvoorbeeld HR-toepassingen. Het is mogelijk bepaalde (administratieve) handelingen alleen nog via het intranet mogelijk te maken. Medewerkers worden op die manier in feite gedwongen van het intranet gebruik te maken.
Succesfactoren op een rij
Tot slot sommen wij enkele succesfactoren op. Deze hebben wij tijdens ons advieswerk verzameld.
| Succesfactoren | Toelichting |
| 1. Creëer management commitment |
|
| 2 .Ontwikkeling: input vanuit de organisatie |
|
| 3. Gebruik feedback van medewerkers |
|
| 4. Spreek duidelijke spelregels af |
|
| 5. Zorg voor killer applications |
|
| 6. Besteed extra aandacht aan live gaan |
|
| 7. Realiseer een effectieve organisatie |
|
| 8. Realiseer actualiteit |
|
RSS