Het bekende Cola product is herkenbaar door steeds weer de aandacht die door de fabrikant voor het product wordt gevraagd. Maar we kennen het product toch al lang! Het gebruik van intranet heeft ook een zekere mate van continue aandacht nodig. Het maakt niet uit in welke ontwikkeling uw organisatie is en in welke mate er al gebruik wordt gemaakt van Intranet(ten), steeds sluipen de alom bekende valkuilen er weer in.

De Intranetchecklist is voor u ontwikkeld om zowel bij de oriëntatie als tijdens de doorontwikkeling van uw Intranet een handig hulpmiddel bij de hand te hebben. Doordat de checklist is samengesteld op basis van vele ervaringen uit het verleden, biedt het een gedegen houvast voor zowel Intranetbeheer als implementatie.

CHECKLIST

Valkuilen bij invoering:

• Het in productie nemen van het intranet voordat het inhoudbeheer goed geregeld is.
• Het implementeren van intranet gelijktijdig met andere grote veranderingen in de organisatie.
• Het intranet introduceren voordat de techniek volledig "werkt".
• Te vaak nieuwe mogelijkheden van software uitproberen.
• Te weinig of onvolledige communicatie.
• Geen gebruikeropleidingen of handleidingen gebruiken om kosten te drukken.
• Alleen een helpdesk voor technische problemen hebben.
• Belangrijke informatieleveranciers werken niet mee.
• De fase van invoering wordt te snel afgesloten.
• De infrastructuur is niet goed georganiseerd, waardoor delen van de organisatie worden uitgesloten.
• (Top)management doet niet mee in het gebruik van het intranet.
• De afdeling interne communicatie ziet het intranet als bedreiging voor haar positie.

Continue aandacht voor het gebruik

• Stimuleren intranet consumptie
• Voorbeeld gedrag van ambassadeurs en management
• Uitdragen toegevoegde waarde intranet
• Het intranet werkelijk gebruiken voor publicaties (scheppen van behoefte gebruik)
• Overhevelen informatievoorziening van traditionele media naar intranet (verplichten tot gebruik)

• Stimuleren intranet productie
• Beleggen productie bij de afdeling
• Stimuleren openheid op het intranet
• Stimuleren 'het zelf vergaren' van informatie
• Durf de volgende stap (vernieuwend)
  - E-commerce
  - E-publishing
  - Informatie integratie externe site

Tips voor de Content creatie

• De mogelijkheid geven voor feedback:
  - Reactie-buttons
  - Doorsluizen naar nieuwsgroepen
  - Direct mailen vanaf pagina
  - Naam eigenaar/Beheerder op iedere pagina
  maar ook:
  - Reachtie meten bij helpdesk
  - Geregelde enquetes
• Zorg voor een heldere structuur:
  - Waarde hoger als structuur helder is
  - Informatie goed scheiden
  - Sites toepassen op specifieke doelgroepen of afdelingen
• Bepaal niet vóór de medewerkers wat ze nodig hebben en in welke vorm
  - denk aan uitgangspunt: ontvangergericht
  - raadpleeg gebruikers over vorm en inhoud
• Geef medewerkers ruimte voor eigen initiatief (sites/nieuwsgroepen)
• Blijf niet eeuwig discussiëren over vorm en inhoud
  - iedereen heeft een mening
  - iedereen heeft er verstand van (denkt hij/zij)
  - maak keuzen, na drie maanden vormgeving veranderen is geen schande
• Maak optimaal gebruik van snelheid van het medium, denk aan:
  - dagelijks nieuws/jaarcijfers/persberichten
  - directe reactie van management op vragen