Een toegankelijk, gebruiksvriendelijk jaarverslag aanbieden op de corporate website is iets wat vele organisaties nastreven. Helaas blijkt dit makkelijker gezegd dan gedaan, want het blijft lastig bezoekers te trakteren op een ideaal online jaarverslag. Er is al veel gepubliceerd over het toegankelijk maken van jaarverslagen op de website.

PDF in de ban?

Zo zegt Dominic Jones in zijn artikel ‘PDF blobs must die’, dat het enkel plaatsen van één PDF bestand een groot probleem is voor investeerders. Het is de makkelijkste, maar meest gebruikeronvriendelijke manier voor het publiceren van een jaarverslag.

Ook Jakob Nielsen hekelt in zijn rapport ‘Designing websites to maximize investor relations’ het gebruik van grote PDF bestanden. Hij geeft aan dat het aanbieden van een volledig jaarverslag in PDF nuttig is om printkosten voor organisaties te reduceren. Voor bezoekers blijft het lastig om snel de juiste informatie te vinden, omdat de PDF bestanden hen er toe dwingen de lappen printvriendelijke, maar onleesbare tekst geheel door te spitten.

Toch is er een manier om PDF te gebruiken bij het publiceren van het jaarverslag.
 

Gesegmenteerd PDF jaarverslag

Ondernemingen kunnen hun jaarverslag opdelen in verschillende kleine bestanden (hoofdstukken). Via zo’n gesegmenteerd jaarverslag krijgen bezoekers de mogelijkheid enkel de voor hen relevante onderdelen van het jaarverslag te downloaden. De bestanden in PDF zijn geoptimaliseerd voor print, zodat de Bezoeker direct een uitdraai kan maken. Een ander voordeel is dat de ontwikkeling van een gesegmenteerde PDF aanzienlijk voordeliger is dan de ontwikkeling van een HTML versie van het jaarverslag. Helaas zijn PDF bestanden niet geschikt om te lezen op een beeldscherm.


Image based jaarverslag


Bij een image based jaarverslag worden foto’s van elke pagina van het jaarverslag gemaakt. Helaas is het niet mogelijk om teksten uit een image based rapport te kopiëren, zijn de pagina’s niet toegankelijk voor visueel gehandicapten en zijn deze niet aanpasbaar aan schermgrootte. Er kleven dus aardig wat nadelen aan het gebruik van image based rapporten.

In ‘Which online annual report approach is best?’ ,uit 2003, geeft Dominic Jones aan dat het de toegevoegde waarde van een image based jaarverslag nihil is. Ook Jakob Nielsen deelt deze mening. Gelukkig zijn aan een image based jaarverslag diverse functionaliteiten toe te voegen:

1. Een helder navigatiemenu
2. Printbare pagina’s
3. Toevoegen van Excel bestanden met cijfers
4.Contactmogelijkheid IR-afdeling

Hierdoor is een image based jaarverslag een beter initiatief dan een groot en onoverzichtelijk PDF bestand. En bezoekers zijn in staat om gedeeltes van het jaarverslag direct vanaf het beeldscherm te lezen.

Een image based jaarverslag is de tussenoplossing voor organisaties die geen dure HTML versie van het jaarverslag kunnen of willen maken.


HTML jaarverslag

Idealiter biedt een onderneming een jaarverslag in de vorm van een PDF bestand enkel als printservice op de website aan. Het mooiste is immers een jaarverslag dat geheel in HTML wordt aangeboden. De bezoeker kan – in tegenstelling tot bij een imaged based verslag - de gegevens zelf bewerken; teksten zijn immers eenvoudig te selecteren. Daarnaast kan het jaarverslag aantrekkelijker gemaakt worden door middel van het toevoegen van interactieve grafieken, video of exel bestanden. De HTML versie kan zich ook aanpassen aan de schermgrootte, waardoor het bestand te allen tijde goed leesbaar blijft.

Er moet wel goed op de ontsluiting van de informatie gelet worden. Wanneer de navigatie niet duidelijk is, zal het jaarverslag als nog niet goed toegankelijk zijn.


Denk goed na!


Wanneer een organisatie haar jaarverslag online wil aanbieden, wat een must is voor elk modern bedrijf, is het zaak goed na te denken over de juiste vorm. Eén groot PDF bestand op de site plaatsen volstaat niet meer. Het jaarverslag moet goed ontsloten worden en zeer toegankelijk zijn voor alle doelgroepen.